Informativa privacy e cookie policy

Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi della normativa è “ROOME S.R.L.”, con sede legale in Via Dell’Indipendenza n. 58, CAP 40121, Bologna (BO), P.IVA: 04313851208, Tel +39 3458570216 nella persona del suo legale rappresentante pro tempore. Mediante l'invio di una e-mail al seguente indirizzo info@roomeapp.it potrà richiedere maggiori informazioni in merito ai dati conferiti.

Finalità di trattamento e liceità dello stesso

I dati verranno trattati per le seguenti finalità e con le relative basi giuridiche (Art. 6 GDPR).

• Svolgimento del servizio fornito dalla piattaforma Roome, cioè la ricerca immobiliare personalizzata, tramite profilazione dell’Utente, e il “Matching” tra Utenti. Base giuridica: esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) (Termini e Condizioni).
• Assistenza tecnica nell’utilizzo della piattaforma da parte dell’Utente. Base giuridica: esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) (Termini e Condizioni).
• Risoluzione di eventuali problemi della piattaforma. Base giuridica: esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) (Termini e Condizioni).
• Comunicazioni inerenti al funzionamento del servizio. Base giuridica: esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) (Termini e Condizioni).
• Creazione di statistiche, per migliorare il servizio e/o per decisioni strategiche. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR).
• Eventuali contenziosi. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR).
• Adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile e storico fatturazione clienti. Base giuridica: obbligo di legge (Art. 6.1.c GDPR).

Logica del trattamento e profilazione

Il servizio consiste nella connessione (“Matching”) tra Utenti, tra Utenti e Proprietari e si basa su un sistema di profilazione finalizzato esclusivamente a erogare tale servizio. È strutturato in un algoritmo interno e un sistema di intelligenza artificiale, che generano la compatibilità tra i vari utilizzatori della piattaforma.

Tale elaborazione, basata sull'esecuzione del contratto, ha il solo scopo di ottimizzare l'incontro tra domanda e offerta e non produce alcun effetto giuridico sull'Interessato, né incide in modo analogo significativamente sulla sua persona (Art. 22 GDPR).

Tipologia di dati raccolti

Per realizzare le proprie finalità, il Titolare ha necessità di acquisire dati personali, rispettando il principio di “minimizzazione” quali nome e cognome, età, numero di telefono o di cellulare, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale (facoltativo ma necessario per verificare il profilo), professione o occupazione (per gli Inquilini), Partita Iva (per i Proprietari che la possiedono), indirizzo dell’immobile di cui si pubblica l’annuncio (per i Proprietari), credenziali di accesso (es. password crittografata), i dati di navigazione (es. indirizzi IP, nomi a dominio dei dispositivi utilizzati, orari delle richieste e log di sistema, necessari per il funzionamento tecnico della piattaforma).

L’inserimento autonomo da parte dell’Utente di ulteriori dati, in apposito campo, è libero e da considerarsi facoltativo.

Non è prevista la raccolta di dati personali particolari, cioè, a titolo esemplificativo: dati di tipo sanitario idonei a rilevare lo stato di salute, altri dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, la vita sessuale. Queste tipologie di dati non potranno essere inserite nella piattaforma e rese visibili. Qualora l'Utente, in violazione di quanto appena riportato, dovesse inserire tali informazioni, il Titolare tratterà tali dati come non richiesti e accidentali. Tali dati non saranno in alcun modo utilizzati o elaborati volontariamente ai fini dell’erogazione del servizio, e il Titolare si riserva il diritto di cancellarli e/o oscurarli non appena ne venga a conoscenza.

Conseguenze del mancato conferimento dei dati

Il trattamento dei dati è necessario a fronte della richiesta del cliente per le finalità indicate. L'eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l'impossibilità del Titolare di garantire i servizi richiesti.

L'inserimento di dati personali particolari è, come precedentemente indicato, espressamente vietato.

Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici e telematici (compresi quelli di intelligenza artificiale), in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 GDPR.

Destinatari

Per lo svolgimento delle attività già sopracitate, o per fornire supporto al funzionamento ed all'organizzazione dell'attività, alcuni dati potranno essere portati a conoscenza o comunicati a destinatari, cioè qualsiasi soggetto (persona fisica o giuridica, autorità pubblica o agenzia) che non sia l’Interessato o il Titolare, a cui vengono comunicati i dati personali.

Tali soggetti si distinguono in Destinatari terzi e Responsabili del trattamento interni ed esterni.

Diffusione

I dati personali inseriti nel proprio profilo pubblico saranno visibili agli altri utenti, ma non saranno diffusi al di fuori della piattaforma.

Trasferimento dei dati in paesi terzi

Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) avvengono esclusivamente nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR. Il Titolare garantisce che ogni trasferimento si baserà:

• Sulla verifica dell'esistenza di Decisioni di Adeguatezza per il Paese destinatario da parte della Commissione;
• Sulla sottoscrizione di clausole contrattuali standard;
• Sulla verifica dell'adozione di eventuali misure supplementari in recepimento della Raccomandazione 01/2020 EDPB.

In deroga a tali garanzie, per i trattamenti dati (in rif. dell'art. 49 del GDPR), ove applicabile si verificherà l'esistenza di un contratto o misure precontrattuali a favore del soggetto interessato od il consenso al trasferimento.

Nello specifico e allo stato attuale, per l'infrastruttura database (Google Firebase) e l'elaborazione tramite Intelligenza Artificiale (OpenAI), i dati personali inseriti in piattaforma saranno trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), specificamente verso gli Stati Uniti d'America. Tale trasferimento avviene nel pieno rispetto della normativa vigente. Il Titolare garantisce che i fornitori adottati abbiano aderito al EU-US Data Privacy Framework (Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023), che assicura un livello di protezione adeguato. Qualora il Data Privacy Framework non fosse applicabile, il trasferimento si baserà sulla sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCCs) approvate dalla Commissione Europea.

Periodo di trattamento e conservazione

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, ai sensi dell'art. 5 del GDPR, il periodo di trattamento e conservazione dei dati personali dell’Interessato è strettamente limitato al periodo di esecuzione del servizio, che si concretizza nel periodo di esistenza dell’Account dell’Utente.

Dal momento dell’eliminazione di tale Account (Recesso dei Termini e Condizioni), il Titolare procederà alla cancellazione dei dati, fatte salve le seguenti specifiche estensioni:

• Adempimenti fiscali e contabili: i dati di fatturazione e di natura contabile saranno conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione o dall'emissione della singola fattura (Art. 2220 c.c.). Base giuridica: obbligo di legge.
• Gestione di eventuali contenziosi: i dati strettamente necessari a tutelare i diritti del Titolare potranno essere conservati per un periodo massimo di 10 anni dalla chiusura dell'Account, pari al termine di prescrizione ordinaria stabilito dalla legge italiana. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare.
• Statistiche e studio interno: possibilità da parte del Titolare di estendere il periodo di conservazione di alcune informazioni per 1 ulteriore anno a fini di analisi interna. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare. Oltre tale termine, o precedentemente, i dati potranno essere irreversibilmente anonimizzati; in tal caso, non potendo più identificare l'Interessato, la normativa GDPR non sarà più applicabile e i dati anonimi potranno essere conservati a tempo indeterminato per finalità statistiche.

Utilizzo dei Cookie (Cookie Policy)

Per far funzionare correttamente la Piattaforma, il Titolare installa sul dispositivo dell'Utente dei piccoli file di testo che prendono il nome di “cookie” o tecnologie di tracciamento simili.

In particolare, verranno utilizzati unicamente Cookie Tecnici (strettamente necessari). La piattaforma utilizza cookie tecnici indispensabili per la navigazione e per la corretta fruizione dei servizi richiesti (es. mantenimento della sessione di login, salvataggio delle preferenze).

Per l'installazione di tali cookie non è richiesto il preventivo consenso dell'Utente, in quanto strettamente necessari all'erogazione del servizio. Base giuridica: esecuzione di un contratto.

L'Utente può decidere se accettare o meno i cookie utilizzando le impostazioni del proprio browser o dispositivo. Attenzione: la disabilitazione totale o parziale dei cookie tecnici può compromettere l'utilizzo delle funzionalità della piattaforma riservate agli Utenti registrati.

Diritti dell'Interessato

L’Interessato ha il diritto di esercitare specifiche facoltà rivolgendosi al Titolare del trattamento, in particolare:

• Diritto di Accesso (Art. 15 GDPR): ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai medesimi dati e a tutte le informazioni relative al trattamento (finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione).
• Diritto di Rettifica (Art. 16 GDPR): ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, nonché l'integrazione dei dati personali incompleti.
• Diritto alla Cancellazione o “Diritto all'Oblio” (Art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, laddove sussista uno dei motivi previsti dalla normativa (es. i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, oppure in caso di revoca del consenso).
• Diritto di Limitazione del trattamento (Art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento in specifiche ipotesi previste dalla legge.
• Diritto alla Portabilità dei dati (Art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti al Titolare, con il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati.
• Diritto di Opposizione (Art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati personali basato sul legittimo interesse del Titolare, compresa la profilazione.
• Processo decisionale automatizzato (Art. 22 GDPR): il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.
• Revoca del consenso (Art. 7 GDPR): qualora il trattamento sia basato sul suo consenso esplicito, ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Modalità di esercizio dei diritti

L'Interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all'indirizzo: info@roomeapp.it. Il Titolare provvederà a prendere in carico la richiesta e a fornire riscontro senza ingiustificato ritardo.

Reclamo all'Autorità di Controllo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'Interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR, ha il diritto di proporre reclamo a un'Autorità di Controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione (in Italia, tale autorità è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – www.garanteprivacy.it).